La burbuja TIC

Hace cuatro o cinco años un chico -que en aquel momento rondaría los veintitantos- me hizo una pregunta que aún de vez en cuando va y viene a mi cabeza: “¿Hay burbuja en el sector de las tecnologías de la información?”

Para aquel momento, que debería rondar entre el año 2015 y el 2016, habíamos empezado a remontar la crisis del 2008, y mucho se había hablado de cómo se había generado, mantenido y luego explotado la burbuja inmobiliaria.

El chico en cuestión trabajaba en cocinas y en el poco tiempo libre del que disponía, lo había dedicado a prepararse un ciclo de grado superior en desarrollo de aplicaciones informáticas. Me contó que esta decisión la tomó tras optar por abrir el abanico, estudiar las alternativas y decantarse por una vía que le pudiera garantizar la continuidad laboral. Decidió transformarse y ampliar así sus posibilidades. Era evidente que no lo había hecho por vocación, deduje, sino que su objetivo era, como mínimo, mejorar su existencia. Ante un escenario así, para mí, la motivación de la pregunta era evidente: “¿he invertido mi esfuerzo en algo que el día de mañana puede quebrarse y dejarme de nuevo en la casilla de salida?”

Perplejo quedé y perplejo respondí ante una pregunta que nunca me había hecho a mí mismo. Inicialmente respondí con algo así como un simple y cauteloso “creo que no.” Hasta que gané unos segundos durante la respuesta inicial y comencé a enlazar ideas. Seguí respondiendo: “esto es diferente y ha llegado para quedarse. Todo se está transformando y se necesitan manos. Se necesitan muchas manos. Primero para construirlo y luego para mantenerlo. Llegará un momento en que se estabilice, pero eso por ahora queda lejos, y cuando lo haga no lo hará para caer en picado. Simplemente frenará en tamaño y habrá generado tantos servicios diferentes anexos que estos deberían ser capaces de absorber en gran medida el freno de la actividad principal.”

Pero mi respuesta era una mera hipótesis, una creencia a contrastar tras el paso de los años.

El dulce momento

Ahora, con perspectiva, sabemos que hasta el 2020 la situación en el mercado laboral de las tecnologías de la información no ha hecho más que mantener una escalada desenfrenada. Muchísimo se ha hablado de la necesidad de incorporar más perfiles, de que la demanda era muy superior a la oferta, se ha luchado por atraer el talento y se han ideado, entre todos, nuevas fórmulas que permitieran que cada vez más perfiles pudieran incorporarse las empresas. Creando nuevos profesionales de donde, de origen, no los había. Pero nunca suficientes como para tapar todos los huecos en un universo de oportunidades.

Los trenes pasaban por delante de las empresas y en muchos casos, por falta de talento, no todas las organizaciones se podían subir. Las generaciones de estudiantes egresados entre 2015 y 2020 han vivido un momento mágico, con las empresas detrás de ellos antes de finalizar sus estudios y con tres o cuatro ofertas de empleo sobre la mesa entre las que poder elegir. Un mismo pensamiento se repetía entre los profesionales del sector: “Si me sale mal en mi nueva empresa no pasa nada, ya cambiaré o ya volveré a la que estoy abandonando a sabiendas de que me recibirán con los brazos abiertos. Incluso si no me sale mal nada, pero se me presenta pasado un tiempo algo mejor, ya cambiaré. Incluso cambiaré si me mantienen las condiciones simplemente por la oportunidad de trabajar junto a mis amigos. Da igual, no hay riesgo laboral, hay una enorme red debajo que impedirá que cuando salte al vacío, caiga. Una red que además no protege sólo a los mejores por calidad y capacidad; recoge a todos, a prácticamente todos, simplemente por la diferencia entre demanda y oferta y diversidad de la oportunidad.”

Y ahora paro un momento y me pregunto, ¿es esto una burbuja? No. Llego a la conclusión que mientras la ocupación de personal no caiga drásticamente simplemente es un chicle que necesitamos estirar y que a medida que lo hacemos con tal de llegar a todo, se está generando un escenario, seguramente irreal, claramente privilegiado y que no puede durar así para siempre. Algo tarde o temprano lo regulará. Pero no es una burbuja. Bien, parece que mi creencia inicial, mi hipótesis de hace unos cuatro o cinco años, se matiza pero continúa siendo válida.

Los riesgos

Pero pasados cuatro o cinco años la reflexión continúa y mediante la observación de lo que ha ocurrido en este último periodo se perciben algunos riesgos que pueden afectar al volumen de personal empleado en el sector.

El primero tiene que ver con la capacitación de dicho personal, su nivel de talento medio, grado de especialización y capacidad de transformación. Cuando todo abunda y se necesitan afrontar problemas grandes, lo mediocre se diluye en el conjunto; la media te puede dar de simple aprobado, y, aun así, alcanzar los objetivos que sin contar con determinado volumen no eran posibles. Pero esto no es sostenible, aunque haya muchas personas que forman parte del sector que se están creyendo que la situación excepcional de oferta vs demanda se va a mantener para siempre. La realidad es que quien no siga aprendiendo, sembrando, no sea diferencial y, por lo contrario, se resista al cambio, caerá.

Y aquí entra en escena el segundo riesgo. Aunque se siguen necesitando muchas manos cada vez se necesitan proporcionalmente menos. Las empresas optimizan sus procesos productivos, automatizan incluso una parte de ellos y comienzan a decantarse por productos concretos susceptibles a ser configurados para adaptarlos a sus necesidades en lugar de levantar desde cero; y levantar de cero requiere de muchas más manos que cualquier adaptación.

Hay un claro ejemplo en los productos de terceros en formato ERP que son clave ahora mismo en el mercado y que han encontrado en Cloud el vehículo de transmisión perfecto. En general, lo que conocemos como back-office ha pasado de nivel, es mucho más eficiente. En comparación el front-office, que en muchas ocasiones requiere de soluciones mucho más a medida (incluso diría que más artísticas y creativas), sigue necesitando muchas manos ya que sigue siendo complicado reutilizar, puede que incluso más que antes debido a la explosión de la venta por internet, la diversidad de dispositivos, la falta de estándares suficientes y la necesidad de generar experiencias diferenciales al usuario con tal de atraerlo.

A pesar de ello, en general y de media, se necesitan muchas menos manos que antes para elaborar “frontales”. Y esas manos requieren cada vez de mayor nivel de especialización, conocimiento, y capacidad de aprendizaje porque las tareas sencillas y repetitivas se resuelven mediante frameworks de desarrollo que te solucionan de fábrica las soluciones para las que se requerían de un trabajo más manual. Lo mismo pasa con el tratamiento de datos, movimientos de información y el big data; también con el cloud. Sí, son servicios nuevos, pero requieren de muchísimas menos manos y son muchísimo más especializados en conocimiento. Limita claramente el tipo de perfil y capacidades para acceder al puesto.

Así, con la observación de nuestro escenario desde los últimos cinco años se podían llegar a estas conclusiones principales en cuanto a lo que se refiere al concepto burbuja. Estas conclusiones ayudaban a testar el modelo, pero no a someterlo a una prueba de carga suficiente con tal de validar la hipótesis inicial.

Y apareció COVID-19

Hasta que llegó el COVID-19 y nos hizo echar el freno de mano a todos. Llegó una prueba de las de verdad.

La primera consecuencia evidente es que se han invertido de golpe los flujos de oferta y demanda. Se ha acabado de golpe el espejismo en el que vivíamos en el sector. Ya no es tan evidente el que las empresas te asalten antes de terminar la carrera, ya no hay cuatro ofertas encima de la mesa para tomar una decisión, ya no hay tantas oportunidades de cambio y mejora laboral.

El escenario actual es de una mayor regulación consecuencia de que las empresas han cerrado la caja, algunas por la incertidumbre, otras porque simplemente cada vez tienen menos dentro de ella. Y mientras esto dure ya no habrá espacio para todos. Es el momento en el que la falta de selección natural que observábamos empieza a aplicar y los más fuertes (los que se han transformado, capacitado y mantenido en la cresta de la ola) sobrevivirán de mejor manera. A pesar de ello sigo con el convencimiento que no ha explotado ninguna burbuja, simplemente se ha regulado el flujo. Nos han devuelto a la realidad y forzado a volver a poner los pies en el suelo.

Curiosamente esta pandemia ha sido una de las herramientas de transformación digital más poderosa de los últimos años, lo que permitirá construir donde antes no había nada y por tanto aumentará las necesidades medias de mantenimiento de infraestructuras de información. Eso sí, serán servicios de menor volumen, más optimizados y que requerirán manos cada vez más especializadas.

Este efecto con gran probabilidad actuará como regulador y correctivo de cualquier posibilidad de burbuja en el medio plazo. Todo apunta a que haremos inmersión en una dinámica de crecimiento y oportunidades más controlada que, sumada a la optimización, regulará el crecimiento del personal dedicado a este tipo de servicios ligados a los sistemas de información. Regulará. Esa es la palabra, regulará. Dependiendo todo de la capacidad que tengamos de volver a la velocidad de inicio lo antes posible.

Si ahora tuviera la oportunidad de encontrarme de nuevo con el chico, le diría que la hipótesis que compartimos juntos en su día parece, en fundamento, seguir siendo válida. Con matices, con evoluciones, con muchas historias detrás… pero que, observada desde arriba y con perspectiva histórica, sigue viva.

Sigamos observando. Mientras, sobre todo, no paremos de aprender, de transformarnos, de no conformarnos, de equivocarnos, de levantarnos, de imaginar y crear, de aspirar a ser cada día un poco mejores. Por lo que pueda pasar.

Demos a la Excel el reconocimiento que se merece

Aviso inicial: el siguiente texto ha sido escrito durante el confinamiento y estado de alarma a causa del COVID-19 el 18/04/2020, y siempre en tono sarcástico. No pretende más que lanzar un guiño amistoso a la herramienta, incorporando algunas anécdotas y experiencias personales, mientras es acompañada de una visión algo "fanática" en defensa de la misma con tal de mantener algo más la tensión en la lectura e intentar, como prioridad número uno, entretenernos y sacarnos una sonrisa a todos. Feliz confinamiento!

Basta ya, dejemos de ser injustos. Ya está bien de llenarnos la boca hablando de Inteligencia Artificial, Big Data, Cloud, Blockchain y Programación Cuántica.

Hace años que contamos con una de las más poderosas tecnologías, que llegó para quedarse, y que no solo sobrevive año tras año a las otras, muchas de las cuales llegan y se van como los grupos musicales famosos por una sola canción, si no que las condiciona y las fuerza a adaptarse a ella. Sí y sin duda, estamos hablando de Excel.

Ella (“la Excel”, porque para mí siempre ha sido “la” aunque seguro que para muchos de vosotros será “el” o ni tan siquiera le pongáis el artículo delante), cuenta con varias ventajas competitivas que la posicionan claramente respecto a otras tecnologías:

  1. Cualquier usuario, independientemente de su nivel de conocimiento en informática, aprende de manera muy rápida a utilizar un subconjunto mínimo de funcionalidad que le permite ahorrar tiempo y esfuerzo.
  2. Estos mismos usuarios son capaces a través de ella de resolver una inmensa variedad de problemas ligados al control y seguimiento de información numérica. Desde preparar un presupuesto para tus vacaciones de verano a controlar todos los movimientos de una flota de camiones por todo el continente, calculando los volúmenes de material transportados y por tanto su valor, los stocks remanentes en las fuentes de origen y las necesidades de material en los destinos así como las mermas durante el transporte; incorporando la capacidad de prever, realizar cálculos complejos, balances y gráficas que se actualizan en tiempo real a medida que la información es alimentada.
  3. Gracias a los puntos 1 y 2, el usuario puede alcanzar sus objetivos sin dependencias de terceros. Tanto la corrección de errores en los cálculos planteados como la incorporación de nuevos y/o adaptaciones de los mismos por cambios normativos/mejora de eficiencia pueden realizarse de manera autónoma sin requerir de ningún tipo de intermediario que ralentiza el proceso y que además consume de presupuesto a la unidad familiar, departamento o compañía.
  4. Quién mejor para definir y ejecutar las soluciones que el que tiene la experiencia del negocio en su cabeza. La eficiencia en el proceso de definición/ejecución y lo acertado del enfoque, sin ruidos y malentendidos por medio generados por terceros, es máxima.
  5. Los recálculos de información en base a las fórmulas establecidas se producen de manera inmediata y eso genera un éxtasis en la mente del usuario que maximiza su experiencia de uso. Sientes el poder en tus manos; es como un hijo.
  6. Le puedes poner coloricos y eso mola un montón.
  7. Y todos los puntos anteriores provocan una máxima para definir el éxito de una herramienta tecnológica: se-USA-de-manera-MASIVA. Boom-shakalaka!

Y sí, hasta ahora solo hemos hablado de las maravillas de la Excel en cuanto al cálculo numérico, pero, debido a su potencia, hay mucho más: millones de personas están haciendo usos verosímiles e inverosímiles de la misma.

Hay quien acumula tareas, quehaceres, realiza el seguimiento de las mismas y hasta plantea avanzados paneles kamban. Y sobre este conjunto de tareas luego se abre una brutal nueva “pestaña” llamada comúnmente “informes” en la cual se extraen millones de cálculos en base a estados de las tareas, fechas de inicio y fin, nombres de las personas responsables, volúmenes desde todos los prismas posibles y acompañados de increíbles gráficos actualizables en tiempo real. Y en 20 minutos!

Planificar bodas, crear un calendario son otros ejemplos bastante comunes aunque aquí os dejo algunos más bastante curiosos.

También ocurren a veces cosas mágicas y que hacen maravillarme una vez más al respecto de sus infinitos usos y posibilidades, como utilizarla para realizar planos para luego calcular automáticamente distancias. Reconozco que ver la imagen a continuación es la que me ha “inspirado” a la hora de escribir todo esto.

Ejemplo de uso Excel a modo plano.

Resulta apasionante!

Y sí, ya conozco las limitaciones de la misma en cuanto al uso por múltiples usuarios concurrentes (aunque el uso de O365 y Microsoft Teams ayuda sin duda a tener varias personas al mismo tiempo consultando y editando información), los problemas que puede ocasionar para explotar la información desde otros sistemas si no está dispuesta de manera normalizada, las cuestiones de seguridad, en fin… pero no me agüéis la fiesta ahora por favor que ya sé que sabéis todos un montón 🙂

Para terminar ya solo contar, desde la experiencia, que no hay mayor dificultad que sustituir en un departamento un sistema de información basado en Excel por uno nuevo. No hay mayor resistencia por parte del usuario, y más insatisfacción por la pérdida de control, pérdida de experiencia de usuario al tratar de dar solución a sus problemas con otras herramientas. Y cuántos problemas de cara a la estimación de estas migraciones? Cuántas veces habréis oído lo de “no debe ser muy complicado, lo hacen con una Excel”. Cuando se lucha contra la sustitución de una Excel en un departamento hay una infinidad de retos y más si te limitas a simplemente sustituir el sistema por otro nuevo que intenta solucionar exclusivamente los problemas de acceso concurrente y acceso restringido a la a información pero manteniendo la experiencia de usuario y la forma de presentar la información de Excel.

Y un curioso artículo que habla sobre la historia y origen de Excel.

Un abrazo a todos y feliz confinamiento!

Miguel.

Bloqueo en el sector IT

Cuando cuentas con un escenario de demanda muy por encima de la oferta, con una demanda no solo sostenida en el tiempo si no en aumento, y con una oferta cuyas fuentes están explotadas a nivel máximo… llegas al bloqueo.

Eso evidentemente tras además haber generado inflación, pérdida de negocio, ineficiencias por rotación y un largo etcétera de dificultades por el camino.

También generas innovación, ya que ya se sabe que en tiempos de vacas flacas el ingenio se agudiza y surgen las ideas; es parte del manual básico de supervivencia, muy ligado a nuestra condición humana.
Es un periodo adicionalmente fantástico para identificar tus debilidades e identificar contra qué o quién debes luchar, con qué prioridad y con qué recursos. Sin duda tiempo de darse cuenta de en qué porcentaje la carrera es contra uno mismo o contra los demás y a partir de ahí enfocar los esfuerzos en la dirección correcta.

Aprendes no solo de ti, si no de tu competencia; su estilo, su marca personal. En tiempos de bloqueo gran parte de las cartas de todos los jugadores se ponen sobre la mesa, cartas a partir de las cuales se puede dibujar un claro retrato. Un retrato donde es sumamente gratificante vislumbrar nobleza y extremadamente triste y decepcionante cuando vislumbras lo contrario.

También son tiempos de esperanza, de oportunidad, donde nos hacemos grandes y fuertes. Donde fallar mucho para corregir rápido.

Tiempos sin duda difíciles, pero estos son los que ahora nos han tocado.

Vamos!

Miguel.

Priorización al máximo nivel

Hola,

Quede descrito en avance que no soy un experto en la materia, ni pretendo serlo; ni he estudiado de esto ni parto de ningún tipo de fuente contrastada que avale nada de lo que voy a decir a partir de ahora. Simplemente me gusta compartir las herramientas que utilizo para mi propia gestión personal (cosa que no tiene que ir de la mano a que me las haya inventado yo, seguro que todas existen) y que me son útiles en mi día a día, y ese es mi ánimo ahora mismo. Solo por compartirlo me siento satisfecho, y si alguien saca alguna idea en base a esta explicación y que considera que tiene sentido poner en práctica para mejorar su día a día, la satisfacción me parecerá doble.

Dicho esto y pidiendo perdón a los expertos en la materia por si digo, o consideran que digo, alguna barbaridad… allá vamos.
La verdad es que cuando dedicas tu vida a gestionar proyectos, o como me gusta decir a mí a poner en marcha cosas y luego conseguir que una vez en marcha mejoren, te topas siempre con la necesidad de anteponer unas necesidades a otras; vamos, lo que se conoce comúnmente como priorizar. Y por qué priorizamos? (Perdonad porque la pregunta parece un poco tonta)… normalmente por la limitación existente (y dependerá del escenario) de realizar un número máximo de tareas en paralelo. Esa es la base de todo, tengo dos manos y me da para hacer 1, 2 y 3, pero 4 y 5 tendrán que esperar a que termine las anteriores porque no me da la vida para más.

Y nos pasamos el día priorizando, nuestros proyectos profesionales, nuestra vida familiar, si utilizo el hueco que tengo el fin de semana para irme al cine o verme el capítulo de la serie no se cuántos que tengo pendiente… Y oye, uno en base a la práctica adquiere destreza y se acostumbra a trabajar así porque se da cuenta que te vuelves más efectivo, y cuando conoces alguna herramienta chula de las dos mil que hay en el mercado para ayudarte a estas cosas y te pones a utilizarla también en todos los ámbitos, profesional, personal… una locura de la optimización.

Un momento que cojo aire y sigo.

En fin, que como nadie espero que se sorprenda yo soy de los que pasó a gestionar o mejorar la optimización de su vida personal con esta misma serie de técnicas y herramientas. Y oye está muy bien cuando tienes una realidad priorizada de tu ámbito laboral y otra de tu ámbito personal, al mismo nivel, y eres capaz de discernir prioridades entre ambas (lo digo para los que en un momento dado el trabajo nos ha marcado el ritmo a nivel de prioridades por lo exigente del mismo y nos ha hecho reducir de prioridad otros temas a nivel personal). Esta es mi primera reflexión clave que quería compartir, no puede ser siempre que los temas laborales sean prioridad 1 y los personales sean prioridad 2, como si fueran compartimentos estancos, si no que planteo el punto de vista de que hay verlo desde la perspectiva de que las tareas a realizar en el ámbito profesional y el personal tienen que convivir en el mismo saco y en el mismo espacio de tiempo (porque el día tiene las horas que tiene y son finitas). Buenas prácticas a este respecto son disponer de una agenda donde podáis ver al mismo tiempo los espacios temporales que os reserváis para ambos ámbitos, todo junto; y que decidáis si una tarea es más prioritaria que otra por la realidad a la que os estáis enfrentando en este momento, y no por el hecho que una tenga que ver con el ámbito profesional o el personal. La otra es que dispongáis de un gestor de tareas donde podáis incorporar tareas de ambos mundos y verlo todo junto, o uno para cada pero acudáis a consultar cada realidad paralela en el momento de definir las prioridades y a qué asignáis vuestro tiempo (yo para que os hagáis una idea, por mi contexto, utilizo Jira en el ámbito profesional y Trello en el personal).

Bueno, si conseguís llegar a poner en práctica esto creo que es un triunfo (o al menos así lo he vivido yo). No debe ser muy complicado porque a mí me ha salido, así que ánimo, es cuestión solo de ponerse.
Tras alcanzar este primer estadio, ya estaréis preparados para llegar al estadio dos, a la, cha-chán… priorización al máximo nivel (ya se me podría haber ocurrido un nombre mejor).

La película principal de este artículo se basa en la idea de que nuestra vida, y cuidado que aquí es cuando me pongo filosófico, no se basa solo en nuestros objetivos profesionales o personales, si no que tiene cuatro pilares o dimensiones fundamentales: la familia, los amigos, tú como ser individual y el trabajo. Como si fueran 4 patas de una misma mesa. Si cuidas cada una de estas patas tu mesa está en equilibro, pero si vas descuidando alguna la mesa empieza a cojear. Si tienes la suerte de que sólo cojea alguna, pues bien, pero a medida que pierdes apoyo en las mismas tu vida al completo (porque por ejemplo enfoques tu esfuerzo o priorización a una de ellas) se puede tambalear la mesa entera.
Hasta aquí bien verdad? Y qué pasa, alguno de los pilares es prioritario? Yo creo que no, que los 4 son igual de importantes y hemos de mantenerlos igualmente en equilibrio, por nuestra salud. Otra cosa es que por necesidad de mantener el equilibrio haya algún pilar que tengas que priorizar sobre otros que cuenten con un mejor estado de salud, con tal de mantener tu mesa lo más equilibrada posible.

Y cómo hago yo esto? Pues con un lápiz y un papel, que creo es importante cuando tratas temas que requieren que los trates con reflexión.
Y lo primero que hago es pintar los cuatro pilares y los represento con 4 círculos de un determinado color.

A partir de aquí me pongo a pensar qué objetivo vital quiero alcanzar en cada uno de estos grupos. Esas movidas que me llenaría conseguir, esa ilusión que me da sentido a la vida, lo que me preocupa, ese problema que necesito resolver para sentirme mejor… y los represento como círculos conectados al pilar principal al que están relacionados, en otro color. Estos círculos pueden tener diferentes niveles, en base a la profundidad que le queramos dar a cada cuestión. Incorporo a continuación algunos ejemplo a nivel ilustrativo.

Y oye, cuidado, que esto es una reflexión muy profunda, estás pintando tu vida, tus objetivos fundamentales, lo que cuando te llegue el momento y veas la luz al final del túnel te vas a arrepentir si en vida al menos no lo intentaste. Es tu vida, lo que quieres ser y lo que no.
A partir de aquí te va a tocar la desagradable tarea de pintar el estado de cada pilar (es duro porque al final vas a representar el estado en el que consideras que está tu vida), en base al estado de los temas que tienes ligado al mismo. Yo lo hago con los colores de un semáforo. Primero pinto los estados de las “movidas” ligadas al pilar, y en base a la paleta de colores que me quede le asigno un estado global al pilar (a ojímetro ya que hay temas que tienen más importancia o calado que otros).

Cómo lo ves? Pues nada, ahora en base a esta foto, que es la buena, la que te da una visión 360 grados de tu vida, prioriza, muévete y ve a por lo que necesitas para ser feliz.

Realmente si lo piensas es una chupinada de ejercicio, pero la magia de esto no es la técnica en sí misma, si no es dedicarte 1 hora, bajarte de la vida un momento, y sentarte contigo mismo a decidir cómo quieres que sea tu vida. Y cuando sabes qué quieres hacer con tu vida, y lo que no, “sólo” te quedará reunir la voluntad, la disciplina y la constancia para conseguirlo 🙂

Un abrazo y suerte!

Miguel.

La magia de la Formación Dual (para perfiles IT)

Hace tiempo que tenía ganas de dar opinión sobre este tema, pero no me veía aún con la suficiente perspectiva y experiencia como para poder hacerlo. Ahora, después de haber podido participar en el proceso de incorporación de este tipo de fórmulas de captación durante el año pasado, y llevar unos meses participando en la puesta en marcha de la misma fórmula para este año, me veo ya con fuerzas!

Y para los que no conozcan las bases aquí dejo lo que dice Wikipedia al respecto.

De cara a analizarlo debidamente, creo que la mejor forma es hacerlo en base a las principales dudas sobre el modelo que me surgían antes de vernos inmersos en la primera prueba del año pasado y las que me surgen ahora después de un año de experiencia; estas son.

Dudas antes de empezáramos a trabajar con el modelo

Qué tipo de relación administrativa existe entre el alumno de dual y la empresa?

En Aragón un contrato para la formación y aprendizaje. Fuera de Aragón también es posible hacer esto mismo con una beca, pero aquí se seleccionó por parte de la autoridad administrativa pertinente la fórmula del contrato.

Este contrato tiene algunas peculiaridades, algunas son: existen límites de edad (16 a 29 años), no se pueden hacer turnos, ni trabajar noches, ni realizar horas extras, y existe un máximo de horas anuales, unas 1.800. Adicionalmente, y este es uno de los temas más laboriosos de cara acogerse a la fórmula, este contrato debe estar ligado a una categoría profesional dentro del convenio al que esté ligado la empresa. Y esto es un lío, porque casa empresa es de su padre y de su madre, muchas ni tan siquiera tienen una categoría que encaje con esta actividad! Y esto puede hacer entre otras cosas que los alumnos en base a la empresa seleccionada tenga un salario diferente! Ah sí, muy curioso, no hay un salario estipulado para esto y cada empresa puede acogerse a lo que su convenio le marque.

Qué capacidad tiene la empresa de seleccionar a los candidatos?

Total, hay un contrato de trabajo por medio, por lo que la empresa tiene total libertad de selección de las personas que se van a incorporar.

Qué pasa si algo sale mal y las personas seleccionadas para la formación no cubren las expectativas esperadas.

La empresa puede rescindir el contrato, y el alumno en este caso se reincorporaría en el grupo de estudio de ciclo de grado superior llamémosle “tradicional”, para terminar en el centro de estudios, y luego realizar las FCTS correspondientes para poder obtener su título al finalizar el segundo curso.

Los estudiantes de dual generan vacaciones?

Sí, y cotizan a la seguridad social, estamos hablando de un contrato de trabajo!

Qué responsabilidad tiene la empresa de cara a la formación expresa de los alumnos

El año pasado se convalidaban algunas asignaturas en base a las labores realizadas en la empresa (acceso a datos y herramientas de gestión empresarial fueron algunas con las que se podía trabajar). Pero para este año parece que han desligado esta responsabilidad totalmente de la empresa; todo el proceso formativo teórico se va a realizar en el centro de estudios, y en la empresa… a currar! (siempre garantizando que la actividad que se va a realizar tiene que ver con los estudios realizados claro!).

Cómo encajar en el modelo productivo de una empresa a una persona que durante 9 de los 12 meses del año está en la empresa un máximo de 20-21 horas semanales (y a encajar le llamo a obtener rentabilidad de la manera más inmediata posible).

Todo dependerá del modelo productivo que tenga cada empresa, pero si trabajas en una donde todo está absolutamente medido y se espera rentabilidad prácticamente desde el primer día, la cosa se complica.

En este escenario el primer paso es anticipar las necesidades y tener claro antes de que los duales entren en qué enfoque los vas a centrar; no vale incorporar para luego pensar, hay que tener un plan inicial.

El segundo es identificar al tutor por parte de la empresa, que es el que debe tener la visión global de los alumnos duales que se han incorporado; realizar seguimiento, entender cuáles son sus expectativas y motivaciones, ayudarles, respaldarles son algunas de las cosas que va a tener esta persona. Y claro, no se puede elegir a cualquiera para hacer este trabajo, debe presentar una especial sensibilidad y motivación por ayudar a crecer a otros, pero sin caer en lo de convertirse en su padre/madre; que esto es una empresa! La foto que tenga el tutor de la empresa de cada uno de los alumnos va a ser clave de cara a seleccionar a los mejores candidatos para cada una de las tareas productivas a acometer, con el objetivo de ser lo más eficientes posible.

Una vez claro el plan, la estrategia a plantear aquí es incorporar una formación inicial en el momento de la entrada, donde además normalmente en el modelo de dual se plantean unas 2-3 semanas al inicio donde la dedicación es de 40 horas a la semana; hay que aprovechar esto para hacer una buena inmersión! Esta formación, ayudará a varias cosas:

  • Completar de manera teórico-práctica a los duales, orientándolos a las tecnologías donde se va a focalizar durante su año de trabajo en este modelo. Además de las tecnologías, muy importante trasladar conceptos o contenidos relativos al funcionamiento de la empresa, comportamiento, cultura… en fin, no solo centrarse en lo técnico, y preparar al alumno de dual de la mejor manera posible para que su inmersión en la empresa en todos los sentidos sea lo mejor posible.
  • Realizar un primer filtro en el día a día (porque entrevista de trabajo ya hicieron como vimos anteriormente) e identificar de inicio los puntos fuertes y los aspectos de mejora (clave la participación del tutor de la empresa en esta fase). Hay que tener una primera foto clara del perfil de cada uno de estos alumnos tras la formación inicial.
  • Los alumnos tienen la posibilidad de empezar a conocer la empresa, sus instalaciones, sus procedimientos básicos de funcionamiento, horarios, personas clave… hay que pensar que va a ser la primera experiencia profesional para prácticamente todos, así que el salto “del cole a la empresa” es importante y hay que saber trabajarlo.

Y tras la formación inicial… a trabajar! Y… cómo gestionas en un modelo productivo como el nuestro un trabajo a 20 horas la semana? Varias ideas:

  • En un proyecto típico en metodología en cascada donde se cuenta a nivel de planificación que esta persona va a ofrecer esa capacidad máxima (es un modelo muy teórico, pero en fin, es una aproximación).
  • En un proyecto en metodología ágil donde para la capacidad del sprint se tenga en cuenta que la/s personas de dual que participen solo dan como máximo 20 horas por semana.
  • En un equipo de soporte manejado con un sistema de ticketing, donde se facture por horas reales incurridas.

Pero la principal dificultad no será utilizar la opción 1, 2 o 3, si no el cómo articular la transferencia de conocimiento para hacer el trabajo efectivo de la manera más eficiente posible, y articular la gestión del conocimiento para que la otra parte de la jornada donde la persona de dual no va a estar, y donde en el proyecto van a pasar muchísimas cosas que no va a vivir en primera persona, no resulten un problema de cara a lograr la máxima efectividad de los trabajos.

Qué modelo puede ser más acertado; el iniciar la formación dual después de haber completado el primer año de estudios de ciclo de grado superior al completo, y para todo el segundo año… o empezar desde el primer día ya en dual (durante los dos años completos del ciclo de grado superior).

Para una empresa que quiere tener un primera toma de contacto sin duda aconsejaría trabajar con personas que ya han terminado el primer año completo. A notar adicionalmente que las autoridades administrativas pertinentes en Aragón han denominado la fórmula de comenzar la dual en el segundo año como “preferente”. Eso sí, parece que hay alguna empresa en Aragón que se ha lanzado a probar la fórmula de inicio desde el primer año! Los hay muy valientes! Sería estupendo poder conocer su experiencia al respecto 😉 En particular sobre la fórmula de inicio desde el primer año a mí lo que me preocupa principalmente es la rotación que puede existir durante el primer año, ya que los propios centros de estudios son los que nos trasladan que el primer año suele ser mucho de filtro y hay mucha gente que de manera natural se cae. Pero bueno, si este riesgo es posible mitigarlo en base a las entrevistas previas de selección que realicen las empresas interesadas… Y la segunda cosa que me preocupa es el nivel de conocimientos que hay al inicio en el grupo (que debería ser cero o cercano al cero a excepción de personas que por su cuenta se han formado de manera previa), por lo que la productividad durante el primer año tiene pinta de no ser demasiado alta.

Qué otros valores adicionales pueden tenerse en cuenta para este modelo, además de poder maximizar la rentabilidad, de cara a valorarlo en la cuenta de resultados (vamos, que qué más ganamos haciendo esto que las puras horas de producción; si es que ganamos algo).

El principal y máximo: la fidelización de los estudiantes (si eres capaz de hacer las cosas bien, claro). Otros, como aquí quien no corre vuela, cuanto antes puedas posicionarte en la selección de una persona antes de que salga al mercado laboral oficinalmente, mejor. Y oye, así como están las cosas donde la rotación de personal está a la orden del día…debería ser bastante difícil que las personas en dual cambien de empresa durante el primer año! (y si lo hacen es una muy mala noticia para todos, ya que esto puede ser porque la empresa no ve al alumno de dual suficientemente maduro como para continuar en el contrato, o porque el alumno no quiere seguir trabajando en la empresa).

Dudas actuales tras una primera experiencia

Qué protagonismo se le puede dar a esta fórmula respecto a las FCTS, son complementarias? Una fagocitará a la otra? Qué estrategia habría que seguir al respecto?

Clave este punto de cara a establecer la estrategia de captación… la pregunta es cuánto hay que apostar y qué esfuerzo dedicar a la captación en cada una de estas fórmulas?

A día de hoy creo que el enfoque es que hay que meter el pie claramente en la formación dual, no se puede dejar de lado. Hay que experimentarlo y que la empresa tome sus propias conclusiones, aprenda y vea cómo refinar el modelo productivo. El experimento hay que hacerlo. Y teniendo en cuenta que así como está la cosa a nivel de mercado laboral, todo lo que sea anticiparse a la salida al mercado laboral de las personas que están cursando estudios de IT es ganar puntos de cara a que decidan iniciar su carrera en las empresas que apuestan por ellos… pues aún más si cabe. Es una forma de posicionarse!
Fagocitará una fórmula a la otra? Bueno, mi visión es que este año no va a ser el que esto ocurra, y es posible que el que viene tampoco, pero eso lo tendremos que ver. Las perspectivas que nos trasladan las autoridades administrativas pertinentes es que los alumnos de ciclo de grado superior no están acudiendo precisamente en masa a apuntarse a esta fórmula, al menos en Aragón; hasta el punto que la propia administración está preparando una campaña de concienciación para dar a conocer a los alumnos la fórmula y ver si el problema viene por falta de información. Si a esto le sumamos que además no todos los centros donde se imparte el ciclo de grado superior tienen la “licencia” para iniciar un proyecto de dual… la conclusión es que tiene pinta que en los dos próximos años la apuesta por las FCTS va a seguir siendo válida.

Para cuándo el iniciar este modelo para titulados universitarios?

Sería estupendo probar verdad? 😉 Por mí empecemos cuanto antes!

Vale bien, esta fórmula ayuda a mejorar el alineamiento centro de estudios-empresa; y anticipar un año la salida al mercado laboral, pero… está generando un mayor número de titulados!

Y eso que a priori una de las misiones de esta fórmula es ser más atractiva para el alumnado, minimizar la tasa de abandono, etc…

Pero me da a mí que no es la panacea de cara a aumentar claramente el número de profesionales en el mercado y compensar la oferta con la demanda. Permitirá que los estudiantes salgan más alineados, que las empresas puedan anticiparse ante su captación, y un montón de cosas de las que ya hemos hablado, pero… no va a ser la solución al problema! Como siempre digo al hablar de temas de captación, no hay una fórmula mágica que consiga ser la solución a todos los problemas, hay que nutrirse de diferentes vías y sumar un poco de todas para alcanzar el crecimiento deseado con garantías!

Y será de verdad una fórmula útil para minimizar la tasa de abandono? Qué interesante sería medir ese punto!

Un abrazo.

Miguel.

Sobre los momentos vitales

Hola,

Hoy leí el siguiente artículo de www.elpais.com donde realizan entrevista al ingeniero de la NASA Adam Steltzne, responsable de aterrizar con éxito a Curiosity en Marte.

Ver artículo

La verdad es que en general me resultó interesante, pero curiosamente lo que más interesante me resultó no tenía que ver ni con la astronomía, ni el espacio, ni Marte; tenía que ver con la educación y los momentos vitales.

Os dejó el extracto más interesante de la entrevista al respecto que se encuentra al final del artículo.

P. Usted cuenta que la primera vez que le dedicó un pensamiento serio a la astronomía tenía ya 21 años. ¿Esto es un mito como lo de que Einstein no tenía buenas notas en la escuela? Si es cierto, ¿qué nos dice esto sobre la educación, que sea posible que un talento importante surja tan tarde?
R. Creo que no dice tanto sobre la educación como sobre la importancia de la psique. Ahora soy un matemático relativamente capaz y un ingeniero muy decente, pero no habrías sido capaz de percibir eso en mí cuando era más joven porque, psicológicamente, no era capaz de sacar a la luz esos elementos de mi mismo.
P. Pero usted tuvo la posibilidad de realizar ese cambio, porque su familia le podía ayudar. ¿Sería interesante que los Estados, por ejemplo, planteasen alguna forma de apoyar a personas que pueden desarrollar sus talentos más tarde?
R. Es un planteamiento interesante. He pensado mucho sobre las escuelas, la educación, la enseñanza. En mi experiencia vital, entre los 13 y los casi 23, en todo lo que pensaba era sexo, drogas y rock and roll. Intentar enseñarme algo distinto de eso no daba resultado. Por eso, cuando ya como veinteañero regresé a la escuela, era muy capaz de centrarme, porque sabía lo que quería. Estaba listo. Muchos de mis compatriotas en la universidad no lo estaban. Ellos dijeron entonces, ¡oh, sexo, drogas y rock and roll! ¡Mi madre no está cerca para vigilarme, soy libre por primera vez! Yo había experimentado esa libertad antes.
Eso me ha hecho pensar sobre cuándo los jóvenes, o los humanos en general, estamos listos para entender una serie de cosas. Es interesante preguntarse cuándo estamos listos para aprender qué. Creo que es importante para una nación, una sociedad, ayudar a educar a las personas cuando están listas para aprender.

Súper interesantes reflexiones.

Un abrazo.

Miguel.

La importancia de reconocer los propios errores

Hacia adentro (nivel 1 de madurez) y hacia afuera (nivel 2); que no es lo mismo.

Todos conocemos a esa persona que nunca admite sus errores, puede que hasta incluso a la que además de eso se dedique a despejarlos hacia los demás… Siempre en esos casos pienso, será un caso de nivel 1, salvo patologías específicas, que nos lleven a un nivel 0 de evolución (siempre he pensado que muy pocos, pero los pocos, están para psicólogo). Por lo que asumo que lo normal es que cuando una persona falla, se da cuenta, tarde o temprano, en la mayoría de los casos, sin ayuda o con ayuda (todos conocemos de ese caso donde ha sido necesario dar un empujoncito), de su error.
Entonces el chiste no es conseguir ser un nivel 1, porque eso se nos supone, si no ser un nivel 2, y serlo el mayor número de veces posible (oye que no siempre podemos estar al 100%). Creo que esa debería ser la aspiración de todos.

Que un nivel 1 consolidado está muy bien, que nadie se agobie, no hay nada mejor, no hay oportunidad de mejora mayor, que darte cuenta que te has equivocado en algo. Y digo lo de oportunidad porque una vez te has equivocado puedes hacer algo para mejorar, o no, es tu elección. Yo aquí siempre digo lo mismo y es que ya que la has fastidiado, y seguro que eso te ha hecho pasar un mal rato, puede que a ti y a otros, al menos que sirva para algo a futuro. Y ya de niveles 1 no hablo más porque creo que se ha escrito mucho y sería repetir el discurso. En resumen, evitar tropezar dos veces con la misma piedra.

Y qué decir de los niveles 2, prácticamente todo bondades. Bajo mi punto de vista es básico rodearte de un equipo de trabajo de nivel 2, porque alguien que actúa de esta manera, reconociendo los errores como propios, asumiéndolos y pidiendo disculpas si procede demuestra: humildad, valentía (oye, que es que hay veces que hay que tenerlos bien puestos para reconocer ciertos errores delante de según quién), tener la conciencia tranquila (qué bonito es dormir bien por las noches), ser feliz con uno mismo, tratar al resto como a iguales, no tener complejos, etc. Solo tengo un pero, el típico que se hace el nivel 2, “eh oye perdona que ha sido fallo mío”, pero es una simple herramienta para ganar tiempo o para quitarle hierro al asunto, en fin, usarlo de herramienta para el beneficio propio.

¿Dónde os ubicáis vosotros?

Un saludo.

Miguel.

Gestión de expectativas 

Hola,

Antes de nada decir que no tengo ningún tipo de estudio que avale mi conocimiento en nada de esto y que lo que traslado a continuación no son más que opiniones basadas púramente en mis propias vivencias, mi experiencia con el trato con personas y la pura observación. En fin que no se tome esto más que una pura reflexión personal sobre este tema.

Dicho esto, vamos allá.

Hoy me gustaría tratar la importancia clave que tiene la gestión de expectativas en nuestro quehacer diario, ya no sólo profesional, sino también en el personal; así como la relación directa que tiene con el sentimiento de frustración, fracaso y nuestro estado de ánimo.

Un ejemplo muy sencillo del día a día es cuántas veces nos hemos encontrado con días donde no teníamos previsto ningún plan y nos lo hemos pasado bomba, y otros días señalados del año como la nochevieja donde se espera que nos lo pasemos fenomenal ha sido una noche cualquiera.

Y todo tiene que ver con dónde nosotros mismos colocamos nuestro nivel de satisfacción mínimo. Qué bien nos sentimos cuando compramos algo que ha tenido una rebaja de precio (aunque es posible que el precio inicial a partir del cual negociamos nos lo hubieran doblado y el precio final haya sido aunque menor del inicial mucho más del precio real).

Vamos, que la clave de todo esto la tenemos nosotros; tanto para gestionar expectativas de otros como las propias y así conseguir no sólo reducir el nivel de frustración si no de una situación ciertamente complicada sacar lo mejor de todos.

Y es que en una gestión de riesgos típica de una gestión de proyectos clásica la gestión de expectativas es un plan de mitigación excelente; y como tal, en avance, ayuda a que se produzcan, o que se minimicen, problemas mayores.

Bueno vale muy bien me queda más o menos claro, pero cómo hago ahora yo para ayudar al grupo que gestiono en este sentido.

Pues lo primero que hay que hacer es conocer qué esperan el resto, sabiendo además que lo que puede esperar una persona del grupo puede distar enormemente de lo de que espera otra (cuando el objetivo a conseguir del proyecto es común a todos). Pongo aquí algún ejemplo como que es posible que algunos quieran enfrentarse a un reto técnico, otros que el proyecto les sirva para realizar labores de otro nivel de responsabilidad que les haga crecer en el plan de carrera, otros contar con un nivel de flexibilidad específico para poder cubrir su vida personal, otros no enfrentarse a según qué situaciones porque han tenido malas experiencias previas… En fin una marabunta de situaciones.

Lo segundo es en todo momento ser muy claro y dar toda la información; qué se puede conseguir y qué no en el escenario actual. Tras ello, conocer el feedback individual de cada persona del grupo al respecto de dicho escenario; a partir de ello dar los pasos adelante que permitan la consecución del proyecto sin dejar de lado las expectativas del grupo e intentando al mismo tiempo que la visión de la realidad desde todos los puntos de vista (uno por persona) sea lo más similar posible (conplicadísimo). Finalmente, y de manera periódica repetir el ejercicio: transparencia total sobre la situación, conocer feedback individual y trazar plan considerando todos los puntos de vista.

El nivel de relación con las personas que forman parte del grupo es clave ya que si el feedback no es sincero o es incompleto mal asunto; puedes tener a alguien delante que se está autodestruyendo y no verlo. En estas situaciones donde por tu nivel de relación crees que puedes tener un problema en este sentido, hay que tirar de capas intermedias, donde el nivel de relación es mayor (que no garantiza que sea mejor pero que aumenta su probabilidad). En fin que el objetivo es conocer la visión real de todos y meterla en la coctelera de información global y que se toma de referencia para la toma de decisiones.

Y claro, saber que si nosotros mismos no somos capaces de gobernar nuestras propias expectativas y emociones poco podremos ayudar al resto en este sentido, así que antes de dar otros pasos hacia adelante debemos empezar por conocer qué esperamos, a qué velocidad (muy importante el matiz de la velocidad, todos esperamos cosas pero tenemos una tolerancia diferente a los tiempos de espera) y hasta qué punto el escenario que manejamos nos puede ayudar a cumplir nuestras metas personales.

En fin, que mucha suerte a todos porque esto se cuenta fácil pero no hay nada más difícil que la gestión de personas; cada persona, una visión distinta de la realidad así qué ánimo y a desarrollar vuestra empatía cada día un poco más.

Un saludo.

Miguel.

Experimento, dejando de enviar correos electrónicos

Después de leer decenas de artículos sobre cómo influye la forma en la que tenemos de usar el correo electrónico en nuestra productividad y en nuestra relación con los demás ha llegado el momento de experimentar con ello. Hoy a día 15/04/2016 he tomado la decisión de evitar en la medida de lo posible el envío de correos electrónico durante 4 días, y a ver qué pasa.

Composición de lugar

Sin duda es importante que los observadores de este experimento se hagan una composición de lugar de mi perfil, ya que creo que todos tenemos claro que no es lo mismo que este experimento lo haga un comercial, personal de un departamento de cobros, personal de atención al cliente, un programador, un cirujano, un mozo carretillero o el CEO de una empresa.
Mi caso particular es el siguiente, intentando resaltar los aspectos que creo que son relevantes de cara a la composición de lugar:

  1. Trabajo en el sector IT.
  2. Trabajo en una multinacional.
  3. Dentro de mi estructura organizativa directa, la que representa mi área geográfica de responsabilidad trabajan 175 personas, entre las que me incluyo. De este grupo, 1 persona es la responsable global del grupo en mi geografía y a continuación nos encontramos dos personas al mismo nivel que gestionamos las dos áreas principales en las que se divide el mismo.
  4. 100 de las 175 personas recaen en mi ámbito de responsabilidad, aunque en mi día y a día, y afortunadamente para mi salud mental, mi trabajo no requiere que mantenga contacto diario con todas y cada una de ellas durante el día.
  5. Intento estar sentado lo más cerca posible de las personas con las que más trato en el día a día para que la comunicación sea lo más directa posible. No tengo ni quiero un despacho propio, intento estar en la zona de staff, algo más recogido pero en el meollo.
  6. Adicionalmente de tratar con las personas que se encuentran dentro de mi área de responsabilidad mantengo comunicación diaria con otras oficinas a nivel nacional y a nivel internacional de mi compañía.
  7. Mi visión personal es que hago un uso extensivo del correo electrónico.

Las expectativas

Estas son las expectativas al respecto del experimento en el denominado día cero, donde paso a detallar qué cosas espero comprobar durante la ejecución del mismo.

  1. El número de correos electrónicos recibidos desciende, ya que soy consciente que cada correo electrónico enviado por mi parte genera una potencial repuesta.
  2. Si se cumple la expectativa número 1, espero que el número de interrupciones que se generan cuando estoy focalizado en una tarea también descienda precisamente porque voy a estar menos pendiente al recibir menos entradas (aunque ya esté intentando desde hace tiempo que cuando me focalizo en una tarea dejar de prestar atención al correo; me he quitado las notificaciones de cualquier tipo y en ocasión donde requiero de extrema concentración directamente apago el correo).
  3. Mi relación con los demás va a mejorar, entendiendo mejoría un trato más cercano. Esto espero que se produzca en dos sentidos, el primero porque con las personas con las que no tengo un acceso físico inmediato (otras ciudades) voy a entablar un mayor número de conversaciones telefónicas, lo cual resulta más cercano que una relación a través de conversaciones por e-mail. La segunda, porque para las personas a las que tengo un acceso directo, voy a entablar un mayor número de conversaciones directas, lo que mejorará mi relación diaria con ellas.
  4. Voy a reunirme más, porque para resolver problemas voy a necesitar hablar con la gente y en muchas ocasiones con varias personas implicadas en el mismo problema.
  5. Van a ser estas reuniones las que van a ayudar a minimizar de manera importante el número de correos provocados por conversaciones cruzadas entre varios para tomar una decisión determinada.
  6. A consecuencia del punto 4, voy a necesitar organizar mejor mi agenda y priorizar mejor dónde dirijo los esfuerzos.

Datos iniciales e indicadores objetivo

Y bajo la premisa de una frase que me gusta mucho que dice algo así como que “una persona sin datos es una persona más con una opinión” voy a intentar establecer una serie de indicadores que permitan medir los efectos de este experimento tomando una muestra de correos entrantes y salientes desde el 1 al 14 de abril de 2016 para establecer los indicadores de partida.

  • Media de correos salientes en número: este claramente espero que descienda porque está totalmente de mi mano de manera directa, mi media actual de correos enviados dentro del periodo 1 al 14 de abril es de 51 correos al día. Si excluyo los dos fines de semana que hubo entremedio la media pasa a ser de 71 correos enviados diarios.
  • Media de correos entrantes en número: esta también espero que descienda en base a la premisa de que cada correo que envío genera una potencial respuesta, aunque no tengo claro hasta qué punto va a repercutir, es uno de los puntos más importantes del experimento. La muestra dentro del periodo del 1 al 14 de abril es de 148 correos al día. Si excluyo los dos fines de semana que hubo entremedio la media pasa a ser de 187 correos recibidos diarios.

La pena es que creo que hay muchos temas que van ligados a este estudio que no voy a poder medir de manera objetiva y simplemente podré trasladaros mi opinión, como mi estado de ánimo, el cómo han mejorado las relaciones con los demás, mi nivel de productividad, el número de interrupciones a causa del correo electrónico. Bueno, en fin, me quedo satisfecho al menos habiendo podido contrastar mi opinión en estos ámbitos.

Día 1, primera experiencia real 18/04/2016

Empecemos por los números: 152 correos recibidos y 46 enviados (17 de los 46 son envíos de reuniones o aceptación/cancelación de reuniones). Bueno, digamos que para primer día no está mal, pero he sudado la gota gorda.
Respecto a las sensaciones no cuantificables, lo resumo en lo siguiente: las he pasado canutas.

He intentado por todos los medios minimizar los envíos pero me he encontrado con varios problemas de base que no he encontrado la manera por ahora de resolver:

  1. El más gordo: cuando en el correo hay varias personas implicadas que además no trabajan en mi misma localización y que además cuentan con una agenda apretada me resulta imposible generar ningún tipo de avance sin caer en el envío de un correo. Al menos así, avanza el tema dando mi visión al respecto a la espera de que al resto les parezca bien o que puedan encontrar un hueco para completar con su visión.
  2. Hay correos que buscan una confirmación y se resuelven con una línea del tipo sí o no, que además son prioritarios y en los que deben estar informadas varias personas… que no veo forma más rápida de desatascar que enviar un correo.
  3. Hay otros de tipo informativo que me encantaría enviar un “gracias” o “vale, que sepas que lo he leído aunque no te responda” y lo he intentado evitar… creo que lo he conseguido, pero me da la sensación que del otro lado esperan feedback por mi parte aunque solo sea en plan “este señor me tiene en cuenta”. Me preocupa perder fuelle por ahí.
  4. Por circunstancias he tenido que trabajar después de cenar y a partir de esa hora casi todo lo que he hecho tenía que ver con correos electrónicos, ya que a estas horas de Dios no hay nadie con el que pueda hablar de forma directa, así que la conclusión es que el trabajar estas horas no hace más que invitar a sobrecargar el correo de los demás y el mío mañana cuando me respondan. He intentado solo escribir a las persona que tampoco mañana voy a poder enganchar para verlas en persona porque se encuentran fuera de la oficina, tienen la agenda complicada o ambas cosas; el resto me lo he apuntado y he enviado una única convocatoria de media hora para resolverlo en persona mañana.

Por otra parte, también hay buenas noticias:

  1. He intentado resolver varias cosas que hubiera resuelto con un correo acercándome a la persona indicada y creo que ha sido muy positivo, especialmente con las que no suelo tener tanto contacto diario. Es más, gracias a eso he podido echarme alguna risa con alguna situación que ha surgido mientras revisábamos el tema en cuestión.
  2. Estoy contento, creo que ha sido un buen primer día.
  3. He llegado a la conclusión que utilizar el correo para dejar acta o constancia de un hecho es un buen uso de esta herramienta. Ya lo tenía antes claro, pero tras el día de hoy más. Este tipo de correo no espera de una respuesta ni suele generar contestaciones, y es algo que el día de mañana puede salvarte la vida 🙂

Día 2, segunda experiencia, 19/04

Empecemos por los números: 128 correos recibidos y 26 enviados (de los 26, 8 tienen que ver con convocatorias de reuniones). Waow, el descenso parece magia.

Entre las situaciones más importantes a resaltar de hoy:

  1. Varias llamadas de teléfono rápidas me han evitado envíos de algún correo.
  2. He evitado meterme en cualquier bucle de correos con n respuestas (no generados por mí pero donde formo parte del bucle). He procurado esperar mientras realizaba otras tareas más prioritarias si se “resolvía solo” o se maduraba la situación y una vez ha madurado o se ha atascado el avance nos hemos reunido los implicados y lo hemos resuelto.
  3. No consigo evitarme los correos dirigidos a personas altamente ocupadas, ya que es la única manera que tengo de que me den una respuesta diferida en cuanto revisen su correo.
  4. Otro día trabajando después de cenar (para recuperar tiempo de trabajo que no he podido dedicar durante la jornada por resolver un tema personal) me ha obligado a enviar algunos correos que si hubiera tenido a la gente más cerca podría haberlo resuelto de otra manera. No puedo esperar a mañana porque no voy a estar en la oficina hasta por la tarde y no podré hablar con ellos.
  5. Hay temas que me encantaría responder con un OK, o, me parece fantástico, pero al no ser críticos voy a esperar a estar en la oficina para hablar con las personas directamente implicadas y tratarlo en persona.
  6. No veo por ahora que este cambio de forma de trabajo esté afectando negativamente a mi productividad, es decir, por enviar menos correos no veo que avance menos (que no es poco). Aún no tengo claro si estoy consiguiendo avanzar más, voy a dejar pasar algunos días más.
  7. Sigo viendo útil utilizar el correo para mandar conclusiones de reuniones a modo acta o notificaciones globales.
  8. Desconozco el impacto que puede estar generando en la efectividad de mis compañeros este cambio de forma de trabajar. Por ahora no voy a preguntarles porque no quiero que conozcan que estoy haciendo esto y que el saberlo condicione los resultados del estudio.

Día 3, tercera experiencia, 20/04.

Un matiz importante, he estado en una Feria de Empleo y me he centrado en esto y la verdad es que al correo no le he hecho ni caso, me he centrado en responder las llamadas urgentes, y en hacer un par de llamadas que tenía previstas hoy.
Por tanto el número de correos enviados no es significativo pero lo indico: 8. El de recibidos, sigue bajando, 100. Es significativo, parece que por mucho que deje de enviar correos hay un número de correos recibidos mínimo por la red con la que me relaciono (tiene pinta de conclusión algo precipitada).

Día 4, cuarta experiencia, 21/04

He pasado una parte importante fuera de la oficina. 110 recibidos, 29 enviados.

Las conclusiones

Madre mía las he pasado canutas. Me cuesta horrores mantener la forma de trabajar y no caer en la “vieja dinámica”. Es más, confieso que mi idea inicial era estar dos semanas enteras, pero ya mi quinto día de la primera semana me costó horrores mantener la dinámica y tras empezar la siguiente semana volví a caer; aún habiendo visto clara la tendencia a la baja en el número. De ahí que lo he recortado a 4 días para poder sacar conclusiones de los días donde realmente he aplicado la “nueva dinámica”.

Mi principal dificultad es la comunicación “hacia arriba” con personas altamente ocupadas y con mayor nivel de responsabilidad que yo (tanto en mi geografía como en otras geografías). Adicionalmente, estas personas normalmente no están en el mismo lugar físico que yo. Cerrar una reunión con ellos es muy complicado y lo único que consigo en muchas ocasiones es tirar una piedra y esperar a que tengan un hueco, de los pocos que tienen, donde consulten su correo y me respondan.

Otra gran conclusión, soy el “culpable” de casi el 50% del correo entrante que recibo. También que, viendo además otros días entre el 21/04 y el 09/05, parece que soy capaz de enviar como máximo unos 70 correos diarios; menos mal que no me da para más. Además y como ya avanzaba en otra parte del artículo, parece que mi dinámica diaria, aunque sea muy básica a nivel de envío de correos, me asegura tener que recibir 100 correos electrónicos.

Un tema muy curioso y muy interesante es que cuando estoy trabajando en la “modalidad antigua” necesito tomar menos notas porque utilizo como indicador del trabajo restante los correos que tengo pendientes de leer. Pero con la “modalidad nueva” he tenido que empezar a tomarme notas a parte y ver cómo organizo mi estrategia, ya no todos los correos necesitan respuesta y el trabajo que me falta no lo mido por los correos pendientes.

El correo es una buenísima herramienta para cerrar actas de reuniones sobre las que luego realizar seguimiento. Esto es lo que dijimos y estas son las acciones a realizar, ahora todo el mundo a trabajar.

Para evitar los bucles infinitos de correo, reunión de 20 minutos con todos los implicados y resuelto, tras finalizar un correo a modo de acta con las conclusiones.

No soy capaz de asegurar si soy más o menos productivo trabajando en una modalidad u otra, pero sí que me siento mejor trabajando de la nueva forma, aunque me cueste horrores. Me atrevo a decir que lo soy más, pero no tengo claro cuánto. Evidentemente recibir y enviar un 40-50% menos de correo me da tiempo para otras cosas.

Y sí, tengo un problema personal con esto, me siento cómodo con el envío y recepción de correo, de ahí que me cueste tanto trabajar de otra manera.

En fin, que mañana empezaré otra vez a intentarlo, ayer recibí 250 correos así que está claro que he vuelto a caer 😉

Un abrazo.

Miguel.