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Experimento, dejando de enviar correos electrónicos

Después de leer decenas de artículos sobre cómo influye la forma en la que tenemos de usar el correo electrónico en nuestra productividad y en nuestra relación con los demás ha llegado el momento de experimentar con ello. Hoy a día 15/04/2016 he tomado la decisión de evitar en la medida de lo posible el envío de correos electrónico durante 4 días, y a ver qué pasa.

Composición de lugar

Sin duda es importante que los observadores de este experimento se hagan una composición de lugar de mi perfil, ya que creo que todos tenemos claro que no es lo mismo que este experimento lo haga un comercial, personal de un departamento de cobros, personal de atención al cliente, un programador, un cirujano, un mozo carretillero o el CEO de una empresa.

Mi caso particular es el siguiente, intentando resaltar los aspectos que creo que son relevantes de cara a la composición de lugar:

  1. Trabajo en el sector IT.
  2. Trabajo en una multinacional.
  3. Dentro de mi estructura organizativa directa, la que representa mi área geográfica de responsabilidad trabajan 175 personas, entre las que me incluyo. De este grupo, 1 persona es la responsable global del grupo en mi geografía y a continuación nos encontramos dos personas al mismo nivel que gestionamos las dos áreas principales en las que se divide el mismo.
  4. 100 de las 175 personas recaen en mi ámbito de responsabilidad, aunque en mi día y a día, y afortunadamente para mi salud mental, mi trabajo no requiere que mantenga contacto diario con todas y cada una de ellas durante el día.
  5. Intento estar sentado lo más cerca posible de las personas con las que más trato en el día a día para que la comunicación sea lo más directa posible. No tengo ni quiero un despacho propio, intento estar en la zona de staff, algo más recogido pero en el meollo.
  6. Adicionalmente de tratar con las personas que se encuentran dentro de mi área de responsabilidad mantengo comunicación diaria con otras oficinas a nivel nacional y a nivel internacional de mi compañía.
  7. Mi visión personal es que hago un uso extensivo del correo electrónico.

Las expectativas

Estas son las expectativas al respecto del experimento en el denominado día cero, donde paso a detallar qué cosas espero comprobar durante la ejecución del mismo.

  1. El número de correos electrónicos recibidos desciende, ya que soy consciente que cada correo electrónico enviado por mi parte genera una potencial repuesta.
  2. Si se cumple la expectativa número 1, espero que el número de interrupciones que se generan cuando estoy focalizado en una tarea también descienda precisamente porque voy a estar menos pendiente al recibir menos entradas (aunque ya esté intentando desde hace tiempo que cuando me focalizo en una tarea dejar de prestar atención al correo; me he quitado las notificaciones de cualquier tipo y en ocasión donde requiero de extrema concentración directamente apago el correo).
  3. Mi relación con los demás va a mejorar, entendiendo mejoría un trato más cercano. Esto espero que se produzca en dos sentidos, el primero porque con las personas con las que no tengo un acceso físico inmediato (otras ciudades) voy a entablar un mayor número de conversaciones telefónicas, lo cual resulta más cercano que una relación a través de conversaciones por e-mail. La segunda, porque para las personas a las que tengo un acceso directo, voy a entablar un mayor número de conversaciones directas, lo que mejorará mi relación diaria con ellas.
  4. Voy a reunirme más, porque para resolver problemas voy a necesitar hablar con la gente y en muchas ocasiones con varias personas implicadas en el mismo problema.
  5. Van a ser estas reuniones las que van a ayudar a minimizar de manera importante el número de correos provocados por conversaciones cruzadas entre varios para tomar una decisión determinada.
  6. A consecuencia del punto 4, voy a necesitar organizar mejor mi agenda y priorizar mejor dónde dirijo los esfuerzos.

Datos iniciales e indicadores objetivo

Y bajo la premisa de una frase que me gusta mucho que dice algo así como que “una persona sin datos es una persona más con una opinión” voy a intentar establecer una serie de indicadores que permitan medir los efectos de este experimento tomando una muestra de correos entrantes y salientes desde el 1 al 14 de abril de 2016 para establecer los indicadores de partida.

  • Media de correos salientes en número: este claramente espero que descienda porque está totalmente de mi mano de manera directa, mi media actual de correos enviados dentro del periodo 1 al 14 de abril es de 51 correos al día. Si excluyo los dos fines de semana que hubo entremedio la media pasa a ser de 71 correos enviados diarios.
  • Media de correos entrantes en número: esta también espero que descienda en base a la premisa de que cada correo que envío genera una potencial respuesta, aunque no tengo claro hasta qué punto va a repercutir, es uno de los puntos más importantes del experimento. La muestra dentro del periodo del 1 al 14 de abril es de 148 correos al día. Si excluyo los dos fines de semana que hubo entremedio la media pasa a ser de 187 correos recibidos diarios.

La pena es que creo que hay muchos temas que van ligados a este estudio que no voy a poder medir de manera objetiva y simplemente podré trasladaros mi opinión, como mi estado de ánimo, el cómo han mejorado las relaciones con los demás, mi nivel de productividad, el número de interrupciones a causa del correo electrónico. Bueno, en fin, me quedo satisfecho al menos habiendo podido contrastar mi opinión en estos ámbitos.

Día 1, primera experiencia real 18/04/2016

Empecemos por los números: 152 correos recibidos y 46 enviados (17 de los 46 son envíos de reuniones o aceptación/cancelación de reuniones). Bueno, digamos que para primer día no está mal, pero he sudado la gota gorda.

Respecto a las sensaciones no cuantificables, lo resumo en lo siguiente: las he pasado canutas.

He intentado por todos los medios minimizar los envíos pero me he encontrado con varios problemas de base que no he encontrado la manera por ahora de resolver:

  1. El más gordo: cuando en el correo hay varias personas implicadas que además no trabajan en mi misma localización y que además cuentan con una agenda apretada me resulta imposible generar ningún tipo de avance sin caer en el envío de un correo. Al menos así, avanza el tema dando mi visión al respecto a la espera de que al resto les parezca bien o que puedan encontrar un hueco para completar con su visión.
  2. Hay correos que buscan una confirmación y se resuelven con una línea del tipo sí o no, que además son prioritarios y en los que deben estar informadas varias personas… que no veo forma más rápida de desatascar que enviar un correo.
  3. Hay otros de tipo informativo que me encantaría enviar un “gracias” o “vale, que sepas que lo he leído aunque no te responda” y lo he intentado evitar… creo que lo he conseguido, pero me da la sensación que del otro lado esperan feedback por mi parte aunque solo sea en plan “este señor me tiene en cuenta”. Me preocupa perder fuelle por ahí.
  4. Por circunstancias he tenido que trabajar después de cenar y a partir de esa hora casi todo lo que he hecho tenía que ver con correos electrónicos, ya que a estas horas de Dios no hay nadie con el que pueda hablar de forma directa, así que la conclusión es que el trabajar estas horas no hace más que invitar a sobrecargar el correo de los demás y el mío mañana cuando me respondan. He intentado solo escribir a las persona que tampoco mañana voy a poder enganchar para verlas en persona porque se encuentran fuera de la oficina, tienen la agenda complicada o ambas cosas; el resto me lo he apuntado y he enviado una única convocatoria de media hora para resolverlo en persona mañana.

Por otra parte, también hay buenas noticias:

  1. He intentado resolver varias cosas que hubiera resuelto con un correo acercándome a la persona indicada y creo que ha sido muy positivo, especialmente con las que no suelo tener tanto contacto diario. Es más, gracias a eso he podido echarme alguna risa con alguna situación que ha surgido mientras revisábamos el tema en cuestión.
  2. Estoy contento, creo que ha sido un buen primer día.
  3. He llegado a la conclusión que utilizar el correo para dejar acta o constancia de un hecho es un buen uso de esta herramienta. Ya lo tenía antes claro, pero tras el día de hoy más. Este tipo de correo no espera de una respuesta ni suele generar contestaciones, y es algo que el día de mañana puede salvarte la vida 🙂

Día 2, segunda experiencia, 19/04

Empecemos por los números: 128 correos recibidos y 26 enviados (de los 26, 8 tienen que ver con convocatorias de reuniones). Waow, el descenso parece magia.

Entre las situaciones más importantes a resaltar de hoy:

  1. Varias llamadas de teléfono rápidas me han evitado envíos de algún correo.
  2. He evitado meterme en cualquier bucle de correos con n respuestas (no generados por mí pero donde formo parte del bucle). He procurado esperar mientras realizaba otras tareas más prioritarias si se “resolvía solo” o se maduraba la situación y una vez ha madurado o se ha atascado el avance nos hemos reunido los implicados y lo hemos resuelto.
  3. No consigo evitarme los correos dirigidos a personas altamente ocupadas, ya que es la única manera que tengo de que me den una respuesta diferida en cuanto revisen su correo.
  4. Otro día trabajando después de cenar (para recuperar tiempo de trabajo que no he podido dedicar durante la jornada por resolver un tema personal) me ha obligado a enviar algunos correos que si hubiera tenido a la gente más cerca podría haberlo resuelto de otra manera. No puedo esperar a mañana porque no voy a estar en la oficina hasta por la tarde y no podré hablar con ellos.
  5. Hay temas que me encantaría responder con un OK, o, me parece fantástico, pero al no ser críticos voy a esperar a estar en la oficina para hablar con las personas directamente implicadas y tratarlo en persona.
  6. No veo por ahora que este cambio de forma de trabajo esté afectando negativamente a mi productividad, es decir, por enviar menos correos no veo que avance menos (que no es poco). Aún no tengo claro si estoy consiguiendo avanzar más, voy a dejar pasar algunos días más.
  7. Sigo viendo útil utilizar el correo para mandar conclusiones de reuniones a modo acta o notificaciones globales.
  8. Desconozco el impacto que puede estar generando en la efectividad de mis compañeros este cambio de forma de trabajar. Por ahora no voy a preguntarles porque no quiero que conozcan que estoy haciendo esto y que el saberlo condicione los resultados del estudio.

Día 3, tercera experiencia, 20/04.

Un matiz importante, he estado en una Feria de Empleo y me he centrado en esto y la verdad es que al correo no le he hecho ni caso, me he centrado en responder las llamadas urgentes, y en hacer un par de llamadas que tenía previstas hoy.

Por tanto el número de correos enviados no es significativo pero lo indico: 8. El de recibidos, sigue bajando, 100. Es significativo, parece que por mucho que deje de enviar correos hay un número de correos recibidos mínimo por la red con la que me relaciono (tiene pinta de conclusión algo precipitada).

Día 4, cuarta experiencia, 21/04

He pasado una parte importante fuera de la oficina. 110 recibidos, 29 enviados.

Las conclusiones

Madre mía las he pasado canutas. Me cuesta horrores mantener la forma de trabajar y no caer en la “vieja dinámica”. Es más, confieso que mi idea inicial era estar dos semanas enteras, pero ya mi quinto día de la primera semana me costó horrores mantener la dinámica y tras empezar la siguiente semana volví a caer; aún habiendo visto clara la tendencia a la baja en el número. De ahí que lo he recortado a 4 días para poder sacar conclusiones de los días donde realmente he aplicado la “nueva dinámica”.

Mi principal dificultad es la comunicación “hacia arriba” con personas altamente ocupadas y con mayor nivel de responsabilidad que yo (tanto en mi geografía como en otras geografías). Adicionalmente, estas personas normalmente no están en el mismo lugar físico que yo. Cerrar una reunión con ellos es muy complicado y lo único que consigo en muchas ocasiones es tirar una piedra y esperar a que tengan un hueco, de los pocos que tienen, donde consulten su correo y me respondan.

Otra gran conclusión, soy el “culpable” de casi el 50% del correo entrante que recibo. También que, viendo además otros días entre el 21/04 y el 09/05, parece que soy capaz de enviar como máximo unos 70 correos diarios; menos mal que no me da para más. Además y como ya avanzaba en otra parte del artículo, parece que mi dinámica diaria, aunque sea muy básica a nivel de envío de correos, me asegura tener que recibir 100 correos electrónicos.

Un tema muy curioso y muy interesante es que cuando estoy trabajando en la “modalidad antigua” necesito tomar menos notas porque utilizo como indicador del trabajo restante los correos que tengo pendientes de leer. Pero con la “modalidad nueva” he tenido que empezar a tomarme notas a parte y ver cómo organizo mi estrategia, ya no todos los correos necesitan respuesta y el trabajo que me falta no lo mido por los correos pendientes.

El correo es una buenísima herramienta para cerrar actas de reuniones sobre las que luego realizar seguimiento. Esto es lo que dijimos y estas son las acciones a realizar, ahora todo el mundo a trabajar.

Para evitar los bucles infinitos de correo, reunión de 20 minutos con todos los implicados y resuelto, tras finalizar un correo a modo de acta con las conclusiones.

No soy capaz de asegurar si soy más o menos productivo trabajando en una modalidad u otra, pero sí que me siento mejor trabajando de la nueva forma, aunque me cueste horrores. Me atrevo a decir que lo soy más, pero no tengo claro cuánto. Evidentemente recibir y enviar un 40-50% menos de correo me da tiempo para otras cosas.

Y sí, tengo un problema personal con esto, me siento cómodo con el envío y recepción de correo, de ahí que me cueste tanto trabajar de otra manera.

En fin, que mañana empezaré otra vez a intentarlo, ayer recibí 250 correos así que está claro que he vuelto a caer 😉

Un abrazo.

Miguel.

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