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Listas SharePoint y Excel, una solución rápida y sencilla para compartir información

Hola,

No es el objetivo de esta entrada el cubrir un manual de creación de listas en Sharepoint, ni de conectividad entre listas y Excel, ni de Excel Services, ni de crear pivot tables en Excel; simplemente son un conjunto de ideas en base a estas tecnologías a aplicar por los interesados. Por otro lado, todo de lo que se va a hablar aquí está pensado sin realizar ningún desarrollo sobre el producto, es usando el estándar.

Y ahora sí empezamos.

Es increíble ver como las organizaciones resuelven muchos problemas del día a día a través de Excel. No sólo se resuelven problemas pequeños o que solo afectan a la organización de una persona, en ocasiones Excel es la solución para resolver procesos complejos, almacenar grandes cantidades de datos, realizar cálculos costosos, compartir datos con un número importante de interlocutores y todo de la mano de una explotación de datos digna de un modelo avanzado de análisis.

Bajo mi punto de vista Excel sea seguramente uno de los productos más exitosos de Microsoft, puede más incluso que el propio sistema operativo, siendo uno de sus mayores éxitos el que con unos conocimientos básicos permita al usuario solventar sus problemas del día a día de manera inmediata.

Pero claro no todo puede ser perfecto y a la hora de compartir datos con otras personas empiezan los problemas, la validación y entrada de datos, la edición simultánea de la información por más de un usuario se vuelven un problema, el consumo de la información incorporada en los ficheros Excel por aplicaciones externas, el acceso controlado a la información, etc. Aún usando un gestor documental donde almacenar los ficheros y activando el bloqueo para que dos usuarios no puedan estar modificando el fichero al mismo tiempo seguimos con los problemas de entrada de datos y con el problema de que no pueden trabajar varias personas de manera simultánea, teniendo que esperar que la otra persona desbloquee el fichero para poder trabajar.

¿Qué posibles soluciones tenemos para esto si contamos con la posibilidad de disponer de un portal Sharepoint en nuestra compañía y Excel instalado en nuestro equipo local? (o Excel Services en el mismo servidor de SharePoint, que ya hablaremos de eso al final)

Pues de golpe solucionamos problemas como la introducción simultánea en el mismo repositorio de datos, el acceso limitado a las personas de nuestra organización que queremos que puedan acceder a dicha información establecimiento permisos de lectura y/o escritura, el acceso de otras aplicaciones a la información. Y lo mejor, sin perder la potencia que nos da Excel para la visualización del dato y su explotación posterior.

¿Cómo? Pues creando el conjunto de Listas de SharePoint necesarias para almacenar nuestra información. Una lista es lo más parecido a una tabla de base de datos, pero que se puede crear muy rápidamente por un usuario no experto y con un nivel de dificultad bajo. Podemos incluir diferentes tipos de datos, ciertas validaciones, búsquedas, incluso relaciones con otras tablas. Adicionalmente a cada una de las listas podemos establecerle permisos de acceso, pudiendo a ciertos usuarios no darles visibilidad sobre la lista, a otros solo permisos de lectura y a otros de escritura. Incluso a la hora de definir la escritura es posible dar un control total o sólo permitir modificar los registros que un usuario ha introducido.

La edición de la lista es inmediata a través del propio interfaz web y de manera sencilla, permitiendo que diferentes usuarios y a través de su navegador web puedan introducir datos de manera simultánea. Es posible además a través de la web realizar simples filtros de la información y ordenaciones. Es posible crear fórmulas y generar columnas específicas basadas en otras columnas a partir de fórmulas (no es Excel aquí, pero bueno bien para cosas no muy complejas).

Relacionar tablas y traerte campos de las otras tablas en una nueva tabla es posible, pero solo para las columnas de tipos sencillos (textos, fechas y poco más). Aquí está un poco más flojo y hacer según qué virguerías a nivel modelo relacional y tercera forma normal es algo complicado si no usas tipos básicos.

Una vez los datos están introducidos, estupendo, ahora nos queda explotar los datos, crear tablas, pivot table es sencillo a través de una de las opciones de exportación a Excel que consigue enlazarte la lista con Excel pudiendo pasar a tener toda la potencia de los datos de siempre.

Y sí, crear más de una conexión de datos a más de una lista es posible, pudiendo actualizar al momento los datos y ver cómo se recalcularme los gráficos así como incorporar nuevas columna en Excel con cálculos específicos. Una vez los datos están en Excel ya jugamos con las reglas de juego de siempre.

Y el nivel superior es disponer de Excel Services en Sharepoint para que los Excel que tengamos de consulta de datos se puedan consultar haciendo transparente todo el tema de conexiones a listas y autenticación del fichero.

En resumen, la magia está en introducir los datos en Sharepoint y utilizar Excel solo para la explotación de los datos.

Un saludo.

Miguel.

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