Demos a la Excel el reconocimiento que se merece

Aviso inicial: el siguiente texto ha sido escrito durante el confinamiento y estado de alarma a causa del COVID-19 el 18/04/2020, y siempre en tono sarcástico. No pretende más que lanzar un guiño amistoso a la herramienta, incorporando algunas anécdotas y experiencias personales, mientras es acompañada de una visión algo "fanática" en defensa de la misma con tal de mantener algo más la tensión en la lectura e intentar, como prioridad número uno, entretenernos y sacarnos una sonrisa a todos. Feliz confinamiento!

Basta ya, dejemos de ser injustos. Ya está bien de llenarnos la boca hablando de Inteligencia Artificial, Big Data, Cloud, Blockchain y Programación Cuántica.

Hace años que contamos con una de las más poderosas tecnologías, que llegó para quedarse, y que no solo sobrevive año tras año a las otras, muchas de las cuales llegan y se van como los grupos musicales famosos por una sola canción, si no que las condiciona y las fuerza a adaptarse a ella. Sí y sin duda, estamos hablando de Excel.

Ella (“la Excel”, porque para mí siempre ha sido “la” aunque seguro que para muchos de vosotros será “el” o ni tan siquiera le pongáis el artículo delante), cuenta con varias ventajas competitivas que la posicionan claramente respecto a otras tecnologías:

  1. Cualquier usuario, independientemente de su nivel de conocimiento en informática, aprende de manera muy rápida a utilizar un subconjunto mínimo de funcionalidad que le permite ahorrar tiempo y esfuerzo.
  2. Estos mismos usuarios son capaces a través de ella de resolver una inmensa variedad de problemas ligados al control y seguimiento de información numérica. Desde preparar un presupuesto para tus vacaciones de verano a controlar todos los movimientos de una flota de camiones por todo el continente, calculando los volúmenes de material transportados y por tanto su valor, los stocks remanentes en las fuentes de origen y las necesidades de material en los destinos así como las mermas durante el transporte; incorporando la capacidad de prever, realizar cálculos complejos, balances y gráficas que se actualizan en tiempo real a medida que la información es alimentada.
  3. Gracias a los puntos 1 y 2, el usuario puede alcanzar sus objetivos sin dependencias de terceros. Tanto la corrección de errores en los cálculos planteados como la incorporación de nuevos y/o adaptaciones de los mismos por cambios normativos/mejora de eficiencia pueden realizarse de manera autónoma sin requerir de ningún tipo de intermediario que ralentiza el proceso y que además consume de presupuesto a la unidad familiar, departamento o compañía.
  4. Quién mejor para definir y ejecutar las soluciones que el que tiene la experiencia del negocio en su cabeza. La eficiencia en el proceso de definición/ejecución y lo acertado del enfoque, sin ruidos y malentendidos por medio generados por terceros, es máxima.
  5. Los recálculos de información en base a las fórmulas establecidas se producen de manera inmediata y eso genera un éxtasis en la mente del usuario que maximiza su experiencia de uso. Sientes el poder en tus manos; es como un hijo.
  6. Le puedes poner coloricos y eso mola un montón.
  7. Y todos los puntos anteriores provocan una máxima para definir el éxito de una herramienta tecnológica: se-USA-de-manera-MASIVA. Boom-shakalaka!

Y sí, hasta ahora solo hemos hablado de las maravillas de la Excel en cuanto al cálculo numérico, pero, debido a su potencia, hay mucho más: millones de personas están haciendo usos verosímiles e inverosímiles de la misma.

Hay quien acumula tareas, quehaceres, realiza el seguimiento de las mismas y hasta plantea avanzados paneles kamban. Y sobre este conjunto de tareas luego se abre una brutal nueva “pestaña” llamada comúnmente “informes” en la cual se extraen millones de cálculos en base a estados de las tareas, fechas de inicio y fin, nombres de las personas responsables, volúmenes desde todos los prismas posibles y acompañados de increíbles gráficos actualizables en tiempo real. Y en 20 minutos!

Planificar bodas, crear un calendario son otros ejemplos bastante comunes aunque aquí os dejo algunos más bastante curiosos.

También ocurren a veces cosas mágicas y que hacen maravillarme una vez más al respecto de sus infinitos usos y posibilidades, como utilizarla para realizar planos para luego calcular automáticamente distancias. Reconozco que ver la imagen a continuación es la que me ha “inspirado” a la hora de escribir todo esto.

Ejemplo de uso Excel a modo plano.

Resulta apasionante!

Y sí, ya conozco las limitaciones de la misma en cuanto al uso por múltiples usuarios concurrentes (aunque el uso de O365 y Microsoft Teams ayuda sin duda a tener varias personas al mismo tiempo consultando y editando información), los problemas que puede ocasionar para explotar la información desde otros sistemas si no está dispuesta de manera normalizada, las cuestiones de seguridad, en fin… pero no me agüéis la fiesta ahora por favor que ya sé que sabéis todos un montón 🙂

Para terminar ya solo contar, desde la experiencia, que no hay mayor dificultad que sustituir en un departamento un sistema de información basado en Excel por uno nuevo. No hay mayor resistencia por parte del usuario, y más insatisfacción por la pérdida de control, pérdida de experiencia de usuario al tratar de dar solución a sus problemas con otras herramientas. Y cuántos problemas de cara a la estimación de estas migraciones? Cuántas veces habréis oído lo de “no debe ser muy complicado, lo hacen con una Excel”. Cuando se lucha contra la sustitución de una Excel en un departamento hay una infinidad de retos y más si te limitas a simplemente sustituir el sistema por otro nuevo que intenta solucionar exclusivamente los problemas de acceso concurrente y acceso restringido a la a información pero manteniendo la experiencia de usuario y la forma de presentar la información de Excel.

Y un curioso artículo que habla sobre la historia y origen de Excel.

Un abrazo a todos y feliz confinamiento!

Miguel.

Listas SharePoint y Excel, una solución rápida y sencilla para compartir información

Hola,
No es el objetivo de esta entrada el cubrir un manual de creación de listas en Sharepoint, ni de conectividad entre listas y Excel, ni de Excel Services, ni de crear pivot tables en Excel; simplemente son un conjunto de ideas en base a estas tecnologías a aplicar por los interesados. Por otro lado, todo de lo que se va a hablar aquí está pensado sin realizar ningún desarrollo sobre el producto, es usando el estándar.
Y ahora sí empezamos.
Es increíble ver como las organizaciones resuelven muchos problemas del día a día a través de Excel. No sólo se resuelven problemas pequeños o que solo afectan a la organización de una persona, en ocasiones Excel es la solución para resolver procesos complejos, almacenar grandes cantidades de datos, realizar cálculos costosos, compartir datos con un número importante de interlocutores y todo de la mano de una explotación de datos digna de un modelo avanzado de análisis.
Bajo mi punto de vista Excel sea seguramente uno de los productos más exitosos de Microsoft, puede más incluso que el propio sistema operativo, siendo uno de sus mayores éxitos el que con unos conocimientos básicos permita al usuario solventar sus problemas del día a día de manera inmediata.
Pero claro no todo puede ser perfecto y a la hora de compartir datos con otras personas empiezan los problemas, la validación y entrada de datos, la edición simultánea de la información por más de un usuario se vuelven un problema, el consumo de la información incorporada en los ficheros Excel por aplicaciones externas, el acceso controlado a la información, etc. Aún usando un gestor documental donde almacenar los ficheros y activando el bloqueo para que dos usuarios no puedan estar modificando el fichero al mismo tiempo seguimos con los problemas de entrada de datos y con el problema de que no pueden trabajar varias personas de manera simultánea, teniendo que esperar que la otra persona desbloquee el fichero para poder trabajar.
¿Qué posibles soluciones tenemos para esto si contamos con la posibilidad de disponer de un portal Sharepoint en nuestra compañía y Excel instalado en nuestro equipo local? (o Excel Services en el mismo servidor de SharePoint, que ya hablaremos de eso al final)
Pues de golpe solucionamos problemas como la introducción simultánea en el mismo repositorio de datos, el acceso limitado a las personas de nuestra organización que queremos que puedan acceder a dicha información establecimiento permisos de lectura y/o escritura, el acceso de otras aplicaciones a la información. Y lo mejor, sin perder la potencia que nos da Excel para la visualización del dato y su explotación posterior.
¿Cómo? Pues creando el conjunto de Listas de SharePoint necesarias para almacenar nuestra información. Una lista es lo más parecido a una tabla de base de datos, pero que se puede crear muy rápidamente por un usuario no experto y con un nivel de dificultad bajo. Podemos incluir diferentes tipos de datos, ciertas validaciones, búsquedas, incluso relaciones con otras tablas. Adicionalmente a cada una de las listas podemos establecerle permisos de acceso, pudiendo a ciertos usuarios no darles visibilidad sobre la lista, a otros solo permisos de lectura y a otros de escritura. Incluso a la hora de definir la escritura es posible dar un control total o sólo permitir modificar los registros que un usuario ha introducido.
La edición de la lista es inmediata a través del propio interfaz web y de manera sencilla, permitiendo que diferentes usuarios y a través de su navegador web puedan introducir datos de manera simultánea. Es posible además a través de la web realizar simples filtros de la información y ordenaciones. Es posible crear fórmulas y generar columnas específicas basadas en otras columnas a partir de fórmulas (no es Excel aquí, pero bueno bien para cosas no muy complejas).
Relacionar tablas y traerte campos de las otras tablas en una nueva tabla es posible, pero solo para las columnas de tipos sencillos (textos, fechas y poco más). Aquí está un poco más flojo y hacer según qué virguerías a nivel modelo relacional y tercera forma normal es algo complicado si no usas tipos básicos.
Una vez los datos están introducidos, estupendo, ahora nos queda explotar los datos, crear tablas, pivot table es sencillo a través de una de las opciones de exportación a Excel que consigue enlazarte la lista con Excel pudiendo pasar a tener toda la potencia de los datos de siempre.
Y sí, crear más de una conexión de datos a más de una lista es posible, pudiendo actualizar al momento los datos y ver cómo se recalcularme los gráficos así como incorporar nuevas columna en Excel con cálculos específicos. Una vez los datos están en Excel ya jugamos con las reglas de juego de siempre.
Y el nivel superior es disponer de Excel Services en Sharepoint para que los Excel que tengamos de consulta de datos se puedan consultar haciendo transparente todo el tema de conexiones a listas y autenticación del fichero.
En resumen, la magia está en introducir los datos en Sharepoint y utilizar Excel solo para la explotación de los datos.
Un saludo.
Miguel.

Crisis y soluciones de software

El otro dí­a me preguntaban un grupo de personas que acaban de crear una pequeña empresa qué les podrí­a costar contratar una pequeña herramienta de gestión que les ayudara a automatizar el proceso de generación de informes que necesitan para su negocio.
La verdad es que es un poco tirarse piedras sobre el propio tejado, pero mi respuesta fue que no se volvieran locos, que por ahorrarse algo de tiempo al dí­a más barato les iba a salir, sobre todo en los inicios, que nunca sobra de nada, coger una hoja de cálculos y un editor de texto con un par de plantillas para solucionar su problema.
Y es que durante muchos años la gente se ha vuelto loca, y, sobre todo desde el ente píºblico se han gastado dinerales en construir aplicaciones web de gestión para llevar el control de cambios de bombillas en centros sociales y otras aplicaciones que no tienen ni un solo sentido desde el punto de vista de eficiencia económica (qué íºtil era que automatizara el enví­o del níºmero de serie del casquete de la bombilla que habí­an sustituido en el baño del centro…)
No os olvidéis, sobre todo ahora que no sobra de nada, que donde esté una hoja de cálculo, podréis solventar la mayorí­a de los problemas del dí­a a dí­a. La verdad es que después de unos años en este mundo, hemos visto a grandes empresas solucionar importantes problemas de gestión con una Excel; por lo que si ellos pueden, vosotros también.
Un saludo.
Miguel.