Demos a la Excel el reconocimiento que se merece

Aviso inicial: el siguiente texto ha sido escrito durante el confinamiento y estado de alarma a causa del COVID-19 el 18/04/2020, y siempre en tono sarcástico. No pretende más que lanzar un guiño amistoso a la herramienta, incorporando algunas anécdotas y experiencias personales, mientras es acompañada de una visión algo "fanática" en defensa de la misma con tal de mantener algo más la tensión en la lectura e intentar, como prioridad número uno, entretenernos y sacarnos una sonrisa a todos. Feliz confinamiento!

Basta ya, dejemos de ser injustos. Ya está bien de llenarnos la boca hablando de Inteligencia Artificial, Big Data, Cloud, Blockchain y Programación Cuántica.

Hace años que contamos con una de las más poderosas tecnologías, que llegó para quedarse, y que no solo sobrevive año tras año a las otras, muchas de las cuales llegan y se van como los grupos musicales famosos por una sola canción, si no que las condiciona y las fuerza a adaptarse a ella. Sí y sin duda, estamos hablando de Excel.

Ella (“la Excel”, porque para mí siempre ha sido “la” aunque seguro que para muchos de vosotros será “el” o ni tan siquiera le pongáis el artículo delante), cuenta con varias ventajas competitivas que la posicionan claramente respecto a otras tecnologías:

  1. Cualquier usuario, independientemente de su nivel de conocimiento en informática, aprende de manera muy rápida a utilizar un subconjunto mínimo de funcionalidad que le permite ahorrar tiempo y esfuerzo.
  2. Estos mismos usuarios son capaces a través de ella de resolver una inmensa variedad de problemas ligados al control y seguimiento de información numérica. Desde preparar un presupuesto para tus vacaciones de verano a controlar todos los movimientos de una flota de camiones por todo el continente, calculando los volúmenes de material transportados y por tanto su valor, los stocks remanentes en las fuentes de origen y las necesidades de material en los destinos así como las mermas durante el transporte; incorporando la capacidad de prever, realizar cálculos complejos, balances y gráficas que se actualizan en tiempo real a medida que la información es alimentada.
  3. Gracias a los puntos 1 y 2, el usuario puede alcanzar sus objetivos sin dependencias de terceros. Tanto la corrección de errores en los cálculos planteados como la incorporación de nuevos y/o adaptaciones de los mismos por cambios normativos/mejora de eficiencia pueden realizarse de manera autónoma sin requerir de ningún tipo de intermediario que ralentiza el proceso y que además consume de presupuesto a la unidad familiar, departamento o compañía.
  4. Quién mejor para definir y ejecutar las soluciones que el que tiene la experiencia del negocio en su cabeza. La eficiencia en el proceso de definición/ejecución y lo acertado del enfoque, sin ruidos y malentendidos por medio generados por terceros, es máxima.
  5. Los recálculos de información en base a las fórmulas establecidas se producen de manera inmediata y eso genera un éxtasis en la mente del usuario que maximiza su experiencia de uso. Sientes el poder en tus manos; es como un hijo.
  6. Le puedes poner coloricos y eso mola un montón.
  7. Y todos los puntos anteriores provocan una máxima para definir el éxito de una herramienta tecnológica: se-USA-de-manera-MASIVA. Boom-shakalaka!

Y sí, hasta ahora solo hemos hablado de las maravillas de la Excel en cuanto al cálculo numérico, pero, debido a su potencia, hay mucho más: millones de personas están haciendo usos verosímiles e inverosímiles de la misma.

Hay quien acumula tareas, quehaceres, realiza el seguimiento de las mismas y hasta plantea avanzados paneles kamban. Y sobre este conjunto de tareas luego se abre una brutal nueva “pestaña” llamada comúnmente “informes” en la cual se extraen millones de cálculos en base a estados de las tareas, fechas de inicio y fin, nombres de las personas responsables, volúmenes desde todos los prismas posibles y acompañados de increíbles gráficos actualizables en tiempo real. Y en 20 minutos!

Planificar bodas, crear un calendario son otros ejemplos bastante comunes aunque aquí os dejo algunos más bastante curiosos.

También ocurren a veces cosas mágicas y que hacen maravillarme una vez más al respecto de sus infinitos usos y posibilidades, como utilizarla para realizar planos para luego calcular automáticamente distancias. Reconozco que ver la imagen a continuación es la que me ha “inspirado” a la hora de escribir todo esto.

Ejemplo de uso Excel a modo plano.

Resulta apasionante!

Y sí, ya conozco las limitaciones de la misma en cuanto al uso por múltiples usuarios concurrentes (aunque el uso de O365 y Microsoft Teams ayuda sin duda a tener varias personas al mismo tiempo consultando y editando información), los problemas que puede ocasionar para explotar la información desde otros sistemas si no está dispuesta de manera normalizada, las cuestiones de seguridad, en fin… pero no me agüéis la fiesta ahora por favor que ya sé que sabéis todos un montón 🙂

Para terminar ya solo contar, desde la experiencia, que no hay mayor dificultad que sustituir en un departamento un sistema de información basado en Excel por uno nuevo. No hay mayor resistencia por parte del usuario, y más insatisfacción por la pérdida de control, pérdida de experiencia de usuario al tratar de dar solución a sus problemas con otras herramientas. Y cuántos problemas de cara a la estimación de estas migraciones? Cuántas veces habréis oído lo de “no debe ser muy complicado, lo hacen con una Excel”. Cuando se lucha contra la sustitución de una Excel en un departamento hay una infinidad de retos y más si te limitas a simplemente sustituir el sistema por otro nuevo que intenta solucionar exclusivamente los problemas de acceso concurrente y acceso restringido a la a información pero manteniendo la experiencia de usuario y la forma de presentar la información de Excel.

Y un curioso artículo que habla sobre la historia y origen de Excel.

Un abrazo a todos y feliz confinamiento!

Miguel.

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